Garder une base de donnée saine est crucial pour l'organisation de vos actions marketing et sales. L'outil HubSpot vous aide grâce à la gestion de vos doublons de contact.
Accéder à l'outil de gestion des doublons
Pour accéder à la gestion des doublons de contacts, rendez-vous dans Contacts > Contacts > Actions (bouton en haut à droite) > Gérer les doublons.
Vous atterrissez sur une page avec un message informant du nombre de contacts potentiellement en double présents dans votre base et la dernière date à laquelle HubSpot a scanné la liste de vos contacts.
Pour chaque contact, deux options sont proposées :
1. Vérifier les contacts en double
Lorsque vous choisissez l'option vérifier, HubSpot affiche une fenêtre vous demandant quelle fiche d'information vous souhaitez garder parmi les doublons.
En dessous s'affiche un message indiquant ce qu'entraîne la fusion de deux contacts :
- L'adresse e-mail principale de la fiche d'informations de contact finale sera "[adresse de la fiche sélectionnée]".
- Si vous avez précédemment rejeté ces contacts, mais que vous souhaitez annuler cette action, vous pouvez toujours les fusionner maintenant.
- L'activité de la chronologie pour les deux fiches d'informations de contact sera disponible dans l'enregistrement final.
- La valeur la plus récente pour chaque propriété sera utilisée dans la fiche d'informations finale.
- Le contact secondaire sera désinscrit de tous les workflows.
- Le contact principal peut rejoindre de nouveaux workflows à la suite d'un changement d'adhésion et/ou de propriétés. Pour éviter que des contacts fusionnées ne s'inscrivent à un workflow, ajustez vos paramètres de workflow.
Après avoir pris connaissance de ces informations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez conserver puis cliquez sur le bouton Fusionner.
Vos fiches contacts ont bien été fusionnée et regroupe l'ensemble des informations sur le contact.
2. Ignorer les contacts en double
Vous considérez que la suggestion d'HubSpot n'est pas pertinente car elle concerne deux contacts différents. Cela peut arriver car HubSpot se base sur les informations renseignées sur une adresse mail pour faire ses propositions.
Exemple : Henry Dupond et Hervé Dupond peuvent avoir respectivement une adresse h.dupond@gmail.com et h.dupond@outlook.com. Bien que ce soit deux contacts différents, il y a de forte chances que ceux-ci soient classifiés comme doublon par HubSpot.
De la même manière, vous pouvez gérer vos doublons d'entreprises en sélectionnant l'onglet Entreprises en haut de page.
