Avant, les administrateurs devaient vérifier régulièrement l'onglet Workflows « Examen nécessaire » pour savoir quand un workflow avait eu un problème. Maintenant, vous pouvez déléguer ces processus à chaque responsable et les alerter.
💡 Cette fonctionnalité est dédiée aux portails HubSpot ayant au moins une licence CMS Entreprise, Marketing Entreprise, Operations Entreprise, Sales Entreprise, ou Service Entreprise.
Quels en sont les bénéfices ?
Vos workflows peuvent présenter des erreurs d'execution qui, la plupart du temps, sont mineures et normales. Hors, certaines erreurs peuvent entraver des processus métiers critiques.
Avec la multiplication des utilisateurs dans votre portail HubSpot, il est souvent très difficile pour l'administrateur de maintenir tous les workflows et leurs alertes. Ce phénomène est notamment de plus en plus répandu sur les environnements multi Hub, sur lesquels équipes marketing, commerciales, et service collaborent activement.
Activer la notification vous permettra, en tant qu'administrateur, de déléguer la maintenance à des utilisateurs clefs de votre organisation.
Les mettre en place aura pour bénéfice :
- d'accélérer la résolution des erreurs
- de fluidifier l'administration et la prise de décision autour des correctifs à apporter
- de ne manquer aucune des erreurs critiques sur les workflows importants pour le fonctionnement de l'entreprise
📖 Voici la liste des erreurs courantes et leur résolution proposée par HubSpot.
Comment activer les notifications des erreurs dans les workflows ?
Ce paramétrage vous permettra de programmer une alerte pour vous, ou l'un de vos collègues.
Démonstration en vidéo :
Guide étape par étape :
Etape 1 : Connectez-vous sur votre portail HubSpot. Dans le menu principal, accédez à "Automatisation" > "Workflows"
Etape 2 : Accédez au workflow de votre choix (sur lequel vous souhaitez ajouter une alerte)
Etape 3 : Dans votre workflow, cliquez sur l'onglet "Paramètres et notifications"
Etape 4 : Choisissez à gauche, le menu "Notifications"
Etape 5 : Activez l'interrupteur dans la section "Le moment où ce workflow doit être examiné", puis indiquez un destinataire pour les notifications. Vous pouvez également notifier une équipe entière.
Etape 6 : Prévenez bien les destinataires des notifications que vous les avez ajoutés. Puis, assurez-vous que ces utilisateurs aient bien activé, dans leurs préférences de notification, les paramètres liés aux workflows.
Sur le compte HubSpot de l'utilisateur, cliquez sur la petite cloche en haut à droite :
Puis, sur la roue dentée :
Dans la partie E-mail, assurez-vous que les notifications soient activées :
Descendez tout en bas, et dépliez la partie "Workflows" et cochez toutes les cases suivantes :
Et voilà 😀
