L'objectif c'est d'optimiser l'organisation et l'efficacité de l'équipe marketing en autorisant chaque collaborateur à accéder aux ressources appropriées.
Pour maximiser l'efficacité de votre équipe marketing vous pouvez gérer les autorisations dans HubSpot. Ainsi chacun en fonction de ses domaines de prédilections, community manager, rédacteur, lead génération... aura accès aux informations utiles pour performer dans son poste.
Lorsqu'il s'agit de travailler en équipe sur une plateforme puissante comme HubSpot, il est crucial de définir clairement les niveaux d'autorisation pour chaque utilisateur. Dans ce tuto, nous allons explorer en détail les différentes autorisations accordées à notre nouvelle collaboratrice marketing, Mélodie.
Les Trois Niveaux d'Autorisation
Avant d'entrer dans le vif du sujet, rappelons qu'il existe trois niveaux d'autorisation sur HubSpot : l'autorisation affichée, l'autorisation modifiée et l'autorisation de publication. Chacune de ces autorisations offre un niveau différent d'accès et de contrôle sur les ressources.
- Autorisation Affichée : Permet à un utilisateur de consulter les ressources.
- Autorisation Modifiée : Autorise un utilisateur à effectuer des modifications sur les ressources.
- Autorisation de Publication : Donne à l'utilisateur le pouvoir de publier des modifications apportées aux ressources.
Accéder à la Gestion des Droits
Pour ajuster les autorisations de Mélodie, nous nous rendons dans la section "Configuration de compte utilisateur et équipe" via la petite roue de paramètres. À partir de là, nous sélectionnons Mélodie pour personnaliser ses autorisations en fonction de son rôle et de ses responsabilités.
Gestion des Autorisations CRM
Dans la fenêtre d'autorisation, six onglets s'offrent à nous, dont le premier concerne le CRM. Il est essentiel de configurer le CRM en premier lieu, car Mélodie aura besoin d'accéder aux contacts et aux entreprises pour mettre en place des campagnes marketing.
Mélodie aura accès aux contacts et aux entreprises en affichage et modification, sans possibilité de suppression. Des ajustements similaires sont effectués pour d'autres sections du CRM, en fonction des besoins spécifiques de Mélodie.
Autorisations Marketing
Passons ensuite à la partie marketing, où Mélodie exercera la plupart de ses activités. Elle aura le droit d'accéder aux contacts, de les afficher, de les modifier, et d'utiliser des listes pour des segmentations précises. Pour les formulaires, les fichiers visuels, vidéos, et autres éléments, elle aura des droits d'accès et de gestion.
L'accès aux outils marketing est également activé, couvrant la gestion des publicités, des campagnes, des emails, des CTA, et bientôt des SMS à l'échelle européenne. Les réseaux sociaux seront accessibles pour soutenir les campagnes.
Environnement de Préparation de Contenu
Mélodie devra également avoir accès à l'environnement de préparation de contenu pour créer et modifier des pages de site et de destination, essentiel pour ses campagnes et articles de blog.
Partie Approbation
Dans la section approbation, Mélodie aura le pouvoir d'approuver les emails marketing et de participer à la gestion des articles de blog. Cependant, les approbations pour les pages de destination et les pages de site web seront réservées à son manager.
Accès à la Partie Service
Enfin, pour la partie service, Mélodie sera autorisée à écrire des articles pour la base de connaissances, à gérer les enquêtes de feedback, et à accéder aux plannings
Accès à la Partie Rapport
L'objectif est demesurer les performances marketing.
Analyse des Autorisations
Une fonctionnalité pratique en bas de la fenêtre permet d'analyser l'accès en un coup d'œil, résumant toutes les autorisations accordées à Mélodie. Une fois que toutes les autorisations sont configurées, il suffit d'enregistrer les modifications.
Ainsi, en suivant ce processus méticuleux, nous avons mis à jour toutes les autorisations de Mélodie dans l'outil HubSpot, garantissant un accès précis et sécurisé à toutes les ressources nécessaires à sa fonction. La clé de la productivité réside dans la définition judicieuse des autorisations, assurant un flux de travail fluide et une collaboration efficace au sein de l'équipe.