Migration SugarCRM à HubSpot et accompagnement de l'équipe commerciale

Fondée en 1951, Siman est une société qui conçoit et déploie des campagnes de marketing direct et cross-média pour ses clients grands comptes. L’entreprise maîtrise toute la chaîne de valeur, de l’impression à la personnalisation et au routage, et s’appuie sur des solutions web-to-print pour centraliser la production marketing de ses clients.

Avant le projet avec Nile, Siman utilisait un CRM (SugarCRM) devenu obsolète et inadapté à ses ambitions de croissance et de structuration. Les principaux défis identifiés étaient :

• le besoin de moderniser l’outil CRM
• des équipes commerciales et marketing qui travaillaient en silos
• créer un socle commun de données et la rendre exploitable
• fluidifier les opérations commerciales

Siman a étudié plusieurs alternatives : Salesforce, HubSpot ainsi que le développement d’un CRM propriétaire. La construction maison a été écartée pour des raisons de coûts et de délais. Salesforce, perçu comme trop complexe pour la taille de l’entreprise, a également été abandonné. HubSpot s’est imposé pour sa simplicité, sa capacité d’évolution et la pertinence de l’accompagnement proposé par Nile, reconnu pour son expertise dans l’industrie.

Phase 1 – Migration et set up du CRM

Cette première phase a consisté à migrer l’ensemble des données et processus existants vers HubSpot, tout en structurant la plateforme pour répondre aux besoins des équipes commerciales et marketing.

1. Cadrage et préparation

• Audit des besoins métiers et validation du plan d’implémentation
• Paramétrage des accès, autorisations et paramètres de base (langue, RGPD, identité visuelle)
• Création des abonnements email et configuration des utilisateurs

1. Structuration de la donnée et des processus

• Création des propriétés clés pour les objets contact, entreprise et transaction
• Migration, nettoyage et standardisation des données
• Configuration du pipeline de vente et des automatisations
• Mise en place de vues et filtres adaptés aux usages commerciaux

1. Optimisation des opérations commerciales

• Déploiement de workflows d’automatisation internes
• Définition des cycles de vie et segmentation clients
• Création de 3 modèles d’e-mails commerciaux pour les communications récurrentes
• à venir : Connexion des boîtes mails et paramétrage de l’outil de prise de rendez-vous (post-intégration Office 365)

1. Pilotage managérial

• Création d’un dashboard commercial pour suivre la performance et les opportunités
• Définition des droits d’accès et indicateurs de suivi
  
  

Phase 2 – Support RevOps et TMA HubSpot

À l’issue du déploiement, l’accompagnement s'est poursuivi avec des enjeux de montées en compétence et de maintenance continue de la plateforme : 

• Mise en place d’un process de ticketing. Système dédié à la gestion des demandes et incidents techniques pour garantir la continuité du service et la fiabilité de la plateforme.
• Formation des équipes. Séances de formation ciblées sur la prise en main de la plateforme et l’adoption des nouvelles fonctionnalités par les utilisateurs.
• Coaching personnalisé des commerciaux. Accompagnement individuel pour favoriser l’appropriation du CRM, renforcer les bonnes pratiques et maximiser l’adoption à long terme.

• Adoption rapide du nouveau CRM par la majorité des utilisateurs, malgré quelques réticences initiale
• Gain de temps et meilleure fiabilité dans le suivi des opportunités et devis
• Reporting et tableaux de bord améliorés permettant une meilleure visibilité et prévisibilité sur le business
• Mise en place d’un socle solide pour les futures intégrations (Microsoft 365, outils de devis, génération de leads, logiciel de comptabilité...)

Même si le ROI n’a pas encore été chiffré, les gains en efficacité, en qualité de données et en visibilité sont déjà perceptibles.