Refonte HubSpot et intégration Sage X3 : structurer la donnée pour un pilotage international

Sic Marking est une ETI industrielle française spécialisée dans la fabrication de solutions de marquage et de traçabilité pour les secteurs automobile, aéronautique, défense, énergie ou encore oil & gas. Basée en France, l’entreprise compte une dizaine filiales internationales (Allemagne, États-Unis, Canada, Italie, Royaume-Uni, etc.) et réalise environ 55 millions d’euros de chiffre d’affaires en France.

Experte des technologies de micro-percussion, rayage et marquage laser, Sic Marking conçoit des machines et systèmes destinés à l’identification permanente de composants industriels et au contrôle qualité. Grâce à son savoir-faire technologique et à sa présence mondiale, l’entreprise accompagne les industriels dans la digitalisation et la traçabilité de leurs process de production.

Le principal défi de Sic Marking était de reprendre le contrôle sur sa donnée client et d’unifier l’usage du CRM HubSpot à l’échelle internationale. Initialement déployé en interne par la DSI sans méthodologie, l’outil souffrait d’une faible adoption, d’une qualité de données dégradée et d’une absence de cohérence entre filiales. Chaque entité utilisait ses propres règles de saisie et de suivi, créant une fragmentation qui compliquait toute analyse globale.

Parmi les difficultés majeures identifiées :

• Multiplication des portails HubSpot à migrer et à unifier ;
• Données issues de Sage X3 non nettoyées (doublons, erreurs de saisie, absence de normalisation) ;
• Manque de visibilité terrain pour les commerciaux et managers ;
• Culture CRM hétérogène, sans gouvernance ni processus partagés ;
• Besoin d’une intégration fiable entre HubSpot et Sage X3, complexe à mettre en œuvre.

Le projet visait à :

• Uniformiser les processus CRM entre les filiales et établir un modèle commun de gestion des données clients ;
• Nettoyer et fiabiliser la base HubSpot pour supprimer les doublons et assurer la cohérence des informations ;
• Améliorer la visibilité commerciale grâce à des dashboards et un reporting unifié ;
• Former les utilisateurs clés dans chaque pays pour renforcer l’adoption et la gouvernance locale ;
• Préparer l’intégration HubSpot ↔ Sage X3 afin de fluidifier les échanges de données et réduire les doubles saisies ;
• Et, à terme, soutenir une meilleure prévisibilité commerciale et une collaboration internationale renforcée.

Pour répondre à ses enjeux de centralisation et d’harmonisation des données, Sic Marking a misé sur une stratégie complète menée avec Nile, visant à refondre son portail HubSpot, unifier les pratiques internationales et préparer l’intégration avec son ERP Sage X3.

Cette approche s’est déclinée en cinq étapes :

1. Audit Data, Process, People
   Nile a conduit un audit global de l’écosystème CRM pour identifier les incohérences dans les usages entre filiales, cartographier les processus et évaluer la qualité de la donnée. Cet état des lieux a permis de définir un cadre clair pour l’uniformisation du CRM à l’échelle du groupe et surtout de documenter les pratiques futures.

2. Nettoyage et gouvernance de la donnée
   Les bases HubSpot existantes ont été nettoyées, dédupliquées et normalisées. Une gouvernance data a été instaurée pour garantir la cohérence, le respect du RGPD et la fiabilité des analyses.

3. Refonte et paramétrage du portail HubSpot
   Nile a repensé la structure du portail HubSpot en standardisant les pipelines, propriétés et workflows tout en tenant compte des spécificités locales. L’objectif était d’offrir un modèle commun permettant un reporting homogène entre filiales.

4. Formation et transfert de compétences
   Des utilisateurs clés ont été formés dans chaque filiale (France, Allemagne, États-Unis, Canada, etc.) pour devenir des relais internes capables d’administrer le portail et de diffuser les bonnes pratiques. Ces “champions” locaux jouent désormais un rôle actif dans l’amélioration continue du CRM.

5. Intégration avec Sage X3 (étape finale du projet)
   Le projet s’est conclu par le développement et le déploiement de l’intégration entre Sage X3 et HubSpot, permettant :

• d’éviter la double saisie entre l’ERP et le CRM,
• d’affiner la lecture du territoire commercial,
• et de synchroniser les opportunités et données clients en temps réel.

• Adoption homogène du CRM dans l’ensemble des filiales, grâce à la refonte du portail et à la formation des utilisateurs clés ;
• Qualité de données considérablement améliorée : base unifiée, doublons supprimés, propriétés harmonisées et normalisation des champs ;
• Reporting fiable et partagé entre les pays, permettant à la direction commerciale d’obtenir une vision consolidée du pipeline mondial ;
• Gain de temps significatif dans la gestion des opportunités et la production de rapports : les équipes locales se concentrent désormais sur la vente plutôt que sur le nettoyage de données ;
• Collaboration renforcée entre les filiales, avec la création d’un réseau d’administrateurs locaux capables d’adapter HubSpot aux besoins spécifiques de leur marché ;