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Comment remplir automatiquement un fichier Google Sheets avec un workflow ?

Beaucoup d'équipes marketing ont la nécessité de partager en temps direct un fichier avec l'équipe commerciale. Pour vous éviter d'avoir à réaliser un export périodique, vous pouvez automatiser l'ajout de contacts à un fichier Google Sheets.

Sommaire : 

Vidéo explicative

 

Intégrez votre compte Google à HubSpot

Connectez-vous sur votre portail HubSpot, et cliquez dans le menu principal à droite sur l'icône marketplace : il s'agit de celle qui ressemble à un magasin, la seconde en partant de la gauche.

icône marketplace HubSpot

Choisissez ensuite "Marketplace des applications"

Marketplace des applications HubSpot

Vous serez redirigés vers la marketplace. D'ici, recherchez "Google Sheet" et choisissez l'intégration développée par HubSpot

recherche google sheet marketplace HubSpot

Cliquez sur "installer l'application"

 

Si votre compte est correctement connecté, vous pourrez voir apparaitre l'intégration dans la liste des intégrations connectées en retournant dans votre centre marketplace, puis "applications connectées" : 

Marketplace des applications HubSpot

 

Vous voilà prêts à passer à la suite ! 

Préparez votre fichier Google Sheet

Préparez un fichier Google Sheet.

Nommez vos colonnes en fonction des propriétés que vous souhaitez exporter de HubSpot.

Vous pouvez commencer avec les valeurs de propriété de contact suivantes pour faire un test : 

  • Prénom
  • Nom
  • E-mail
  • Numéro de téléphone

Ajoutez ensuite toute propriété de contact pertinente permettant d'aider votre équipe commerciale : 

exemple feuille de calcul-tuto Nile

 

💡 Conseil : Si vous réalisez par exemple le suivi d'un formulaire, nous vous recommandons de renseigner dans votre fichier les champs du formulaire en question pour faciliter la lecture et indiquer l'information la plus utile. 

Ajoutez également une colonne pour la propriété "date de la conversion la plus récente", c'est à laquelle le contact a soumis son dernier formulaire. Cette information permettra de filtrer le fichier par ancienneté des leads.

Paramétrez votre workflow

Vous pouvez maintenant paramétrer votre workflow de contact.

Cliquez sur les chemins suivants :

  1. Dans la navigation principale : Automatisation > Workflows
  2. Nommez votre workflow pour le retrouver facilement. Exemple : "envoi des leads du formulaire campagne aux commerciaux"
  3. "Basé sur les contacts" > "à partir de zéro" > suivant

Vous pouvez définir votre déclencheur d'inscription : ici on va choisir la soumission d'un formulaire. 

déclencheur workflow-tuto Nile

 

💡 Conseil : Il est probable que certains contacts soumettent un même formulaire plusieurs fois. Dans ce cas, si vous souhaitez que les contacts se réinscrivent dans le workflow, et voir apparaître deux lignes dans votre fichier, n'oubliez pas de consulter l'onglet "Réinsciption" du déclencheur. Ensuite, cochez toutes les cases disponibles.

réinscriptions workflow-tuto Nile

Vous pouvez ensuite cliquer sur le + en-dessous de votre déclencheur, et ajouter une étape à votre wokflow.

Dans la liste d'actions disponibles, choisissez "Créez une ligne Google Sheet".

créer une ligne Google Sheet -tuto Nile

Maintenant, choisissez le fichier cible à compléter (Feuille de calcul), La feuille (l'onglet de votre fichier). 

L'"en-tête" est le titre de la colonne de votre fichier. Vous pouvez l'aligner avec la propriété HubSpot à faire correspondre. 

Démo compléter un google sheet avec un workflow -tuto Nile

Une fois l'ensemble des colonnes de votre fichier aligné avec les propriétés de contact HubSpot, vous pouvez activer votre workflow en cliquant sur "Vérifier" en haut à droite de votre écran. 

Si des contacts ont soumis le formulaire avant que vous ne construisiez votre workflow, HubSpot va vous afficher le nombre et deux options : 

options activation workflow -tuto Nile

Si vous ne souhaitez pas compléter le fichier avec les contacts qui ont soumis le formulaire dans le passé, alors choisir "non".

Si vous souhaitez compléter le fichier avec les contacts qui ont soumis le formulaire dans le passé, alors choisir "oui".

Cliquez sur "Activer" en haut à droite pour faire fonctionner le workflow. 

 

Vous pouvez maintenant retrouver les soumissions du formulaire dans votre fichier Google !

 

 

Ressources

 

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