Comment paramétrer les utilisateurs et leurs permissions dans HubSpot ?

Ce tuto vous guidera dans le paramétrage des utilisateurs de votre portail HubSpot, ainsi que la définition de rôles et équipes pour faciliter la segmentation de vos contenus et des permissions.

Tous les acteurs pertinents doivent avoir accès, et utiliser, le CRM HubSpot pour optimiser le rendement de votre entreprise.

Cependant, ils n'ont pas TOUS pour autant les habilitations (ou la possibilité) d'accéder à tous les outils et contenus de votre portail.

Ce tutoriel vous aidera à paramétrer l'ajout de nouveaux utilisateurs à votre CRM HubSpot, ainsi que la création de rôles et équipes pour vous aider dans la segmentation de vos utilisateurs.

1. Paramétrer les utilisateurs de votre portail HubSpot ainsi que leurs permissions

2. Création de rôles pour fluidifier la gestion de vos utilisateurs

3. Création d'équipes pour limiter l'accès à certains contenus aux utilisateurs non pertinents

Paramétrer les utilisateurs de votre portail HubSpot ainsi que leurs permissions

Pour gérer les utilisateurs de votre portail HubSpot, rendez-vous dans paramètres > utilisateurs et équipes.

Vous verrez ici la liste des utilisateurs déjà inscrits à votre portail HubSpot. Vous pourrez ici gérer les permissions de chaque utilisateur, créer des équipes ou des rôles.

Pour créer un nouvel utilisateur dans HubSpot, vous devrez : Cliquer sur "ajouter un utilisateur" Ajouter son adresse mail (ou faire un import si vous avez plusieurs utilisateurs à rajouter d'un coup) Sélectionnez les fonctionnalités de chaque outil auxquelles l'utilisateur aura accès ou non Envoyez un mail d'invitation au nouvel utilisateur, OU ajoutez-le sans envoyer de mail (si vous n'avez pas fini de paramétrer votre portail HubSpot par exemple) Cliquez sur "ajouter" ou "envoyer" selon votre choix à l'étape 4.

Création de rôles pour fluidifier la gestion de vos utilisateurs

Les rôles permettent de pré-paramétrer les permissions des utilisateurs. Par exemple, après avoir paramétré toutes les permissions des commerciaux, tous les utilisateurs auxquels vous définirez le rôle de commercial se verra automatiquement attribuer les permissions inhérentes aux commerciaux.

Pour créer un rôle pour les utilisateurs de votre CRM HubSpot :

1. En haut de l'interface "utilisateurs et équipes", allez dans "rôles"
2. Créez un rôle
3. Cochez les permissions des utilisateurs de ce rôle

Création d'équipes pour limiter l'accès à certains contenus aux utilisateurs non pertinents

Les équipes permettent de limiter l'accès à certains contenus uniquement aux membres de cette équipe.

Pour créer une équipe dans votre portail HubSpot : Allez dans les paramètres > "utilisateurs et équipes" "Créer une équipe" Remplissez les informations demandées. Vous pouvez ici définir une équipe parente, "responsable" de l'équipe enfant, qui aura ainsi accès à leurs contenus  Enregistrez

Comment attribuer un contenu à une équipe dans Hubspot ?

Pour attribuer un contenu à une équipe (ici un article de blog) : Survolez votre contenu Sélectionnez "Plus" > "Attribuer des utilisateurs et des équipes" Sélectionnez les utilisateurs et équipes pouvant modifier Sauvegardez Dès lors, seuls les utilisateurs ou équipes sélectionnés auront accès aux modifications de ce contenu.